Zelfs in bedrijven waar ‘digitale transformatie’ hoog op de agenda staat (of die naar eigen zeggen zelfs helemaal gedigitaliseerd zijn), blijft het opmerkelijk dat contracten met klanten of leveranciers vaak nog steeds met de hand worden getekend. Er heerst een soort heilige schrik om af te stappen van de handgeschreven – of ‘natte’ – handtekening. Is die terughoudendheid voor de elektronische handtekening terecht? En wat nu we contracten gewoonweg niet (fysiek) onder iemands neus kunnen schuiven?  

Zonder degelijk wetgevend kader was het jarenlang moeilijk om op iets anders dan de handgeschreven handtekening te vertrouwen. In 2014 werd de Europese Verordening betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties aangenomen (‘e-IDAS’ voor de vrienden). Sindsdien is het binnen de gehele Europese Unie perfect mogelijk om met een zogenaamde ‘elektronische handtekening’ een rechtsgeldige overeenkomst af te sluiten.

En dat is intussen dagelijkse kost geworden. Als consument sluiten we regelmatig online contracten af zonder ooit onze handtekening op papier te zetten. Denk bijvoorbeeld aan je laatste bestelling op Amazon. Het aanvinken van de checkbox ‘Ik aanvaard de algemene voorwaarden’ neemt daar de plaats in van de traditionele handtekening. Met zo’n simpele muisklik sluit je dus een perfect rechtsgeldige overeenkomst af.

Waarom opteren zoveel ondernemingen dan toch liever voor de klassieke handtekening? Het spreekt voor zich dat niet iedereen de nieuwe wetgeving op de voet volgt (en laat ons eerlijk zijn: de keuze tussen de laatste publicaties in het Belgisch Staatsblad en het nieuwste seizoen van Stranger Things is snel gemaakt). Wie de regels niet kent, kiest – uit veiligheidsoverwegingen – voor de traditionele optie.

Die “we doen het al jaren zo”-mentaliteit breekt in tijden van corona en verplicht thuiswerk natuurlijk behoorlijk zuur op. Plots is het niet langer vanzelfsprekend om met alle contractpartijen rond de tafel te gaan zitten. Thuis ondertekenen en met de post naar elkaar opsturen, zegt u? Omslachtigheid en tijdverlies troef.

Identiteit & integriteit: stokpaardjes van de natte handtekening

Het voornaamste argument dat pleit voor de handgeschreven handtekening is dat de identiteit van de ondertekenaar vaststaat. Wanneer iemand in jouw bijzijn z’n handtekening op een document plaatst, heb je natuurlijk de zekerheid dat hij/zij ook écht de ondertekenaar is. Die zekerheid heb je bijvoorbeeld al een stuk minder wanneer een websitebezoeker of app-gebruiker met een klik op de knop een bestelling plaatst. Het zou niet de eerste keer zijn dat een Takeaway-koerier aan een huis arriveert om dan te horen te krijgen dat de persoon in kwestie die pizza nooit besteld heeft. Ga dan maar eens achterhalen wie die bestelling écht plaatste.

Daarnaast kan er geen discussie ontstaan over de inhoud van het contract. Wanneer je schriftelijk een contract tekent, doe je dat (normaal gesproken) altijd in evenveel exemplaren als er partijen zijn. Desnoods verzegel je het originele exemplaar. Als de tegenpartij met een aangepaste versie komt aandraven, is het dan heel eenvoudig om met jouw originele document te zwaaien. Dit noemen we de integriteit van het document: de zekerheid dat er niks is aangepast sinds de ondertekening. Heb je daarentegen enkel een digitale scan van het originele contract (bijvoorbeeld een pdf-file), dan is het voor de tegenpartij makkelijker om de inhoud van het document te manipuleren (bijvoorbeeld de prijs aan te passen met Photoshop). Dan wordt het woord tegen woord.

De elektronische handtekening als valabel alternatief

Toch zijn voorgaande argumenten zeker geen reden om de elektronische handtekening af te schrijven. Sterker nog, de elektronische handtekening kan jou diezelfde garanties op het vlak van identiteit en integriteit geven. Tegelijkertijd moet je je afvragen of die garanties wel telkens noodzakelijk zijn.

De eIDAS-verordening maakt naar betrouwbaarheidsniveau een onderscheid tussen drie soorten elektronische handtekening: (i) de gekwalificeerde, (ii) de geavanceerde en (iii) de eenvoudige.

Enkel de gekwalificeerde elektronische handtekening wordt qua bewijskracht gelijkgesteld met de handgeschreven handtekening. Denk hierbij aan de handtekening met je elektronische identiteitskaart (eID) of via de itsme-app. Hier heb je dus de absolute zekerheid over de identiteit van de ondertekenaar. Maar even praktisch is dit natuurlijk niet. Stel je voor dat je voor elke online aankoop je eID zou moeten bovenhalen.

De geavanceerde elektronische handtekening is iets minder sluitend, maar biedt door een aantal waarborgen wel een hoge mate van zekerheid naar de identiteit van de ondertekenaar toe. Dit kan men o.a. bereiken door de ondertekenaar z’n identiteit te laten verifiëren via multifactorauthenticatie (dit houdt in dat de ontvanger zich ook via een andere weg laat identificeren, bijvoorbeeld via z’n gsm-nummer). Daarnaast zijn ook eventuele wijzigingen in de inhoud van het document traceerbaar met behulp van ‘hashing’ (d.i. een cryptografische techniek) en heb je dus ook op het vlak van de integriteit van het document de nodige garanties. Heel wat tools (denk aan Adobe Sign, Hellosign en DocuSign) bieden een dergelijke geavanceerde elektronische handtekening aan.   

De derde optie is de eenvoudige elektronische handtekening. En die kan in verschillende vormen voorkomen: van een gescande handtekening over een aangevinkte checkbox tot een getypte naam. Het volstaat dat deze actie ergens geregistreerd is en bedoeld was om als handtekening te dienen. Weinig vormvereisten, maar dus ook minder zekerheid. Toch hoeft dat niet noodzakelijk een bezwaar te vormen.

Kies wijs

Het komt er voor een onderneming op neer om per situatie in te schatten welk type handtekening het meest geschikt is. De ene keer zal een eenvoudige muisklik volstaan, de andere keer kies je beter voor een geavanceerde of gekwalificeerde handtekening. Dit is een risicoafweging die je als onderneming dus best per contract maakt.

Voor de gebruikelijke commerciële overeenkomsten biedt een eenvoudige elektronische handtekening voldoende garanties. Voor sommige zwaarwichtigere contracten opteer je dan weer beter voor een geavanceerde of elektronische handtekening of de klassieke handgeschreven handtekening, in het bijzonder als er nog geen vertrouwensband bestaat met de tegenpartij. Heb je mettertijd een duurzame commerciële relatie opgebouwd met de andere partij, dan kan je op termijn overschakelen naar de eenvoudige elektronische handtekening, bijvoorbeeld via een e-mailhandtekening.

Er zijn dus redenen genoeg om je niet langer angstvallig vast te klampen aan de handgeschreven handtekening en – minstens gedeeltelijk – over te stappen op de elektronische handtekening (naargelang het geval de gekwalificeerde, geavanceerde of eenvoudige).

Nog niet overtuigd? Weet dat er ook een hoop minder bomen sneuvelen als we contracten zo min mogelijk op papier ondertekenen.

Nog meer informatie over de elektronische handtekening? Neem een kijkje op:

Dit artikel werd geschreven door Edward Huyghe, Legal Manager bij Teamleader in Gent.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Vul alstublieft uw commentaar in!
Vul hier uw naam in