De voorbije weken deed Slack binnen ons team dienst als voornaamste communicatiemiddel. En daar kwamen de nodige misverstanden bij kijken. Zoals elk team bestaat ook ons team uit uiteenlopende persoonlijkheden met eigen gewoontes en communicatiestijlen. Tel daar nog de verschillende nationaliteiten bij en je begrijpt dat een tool als Slack het niet onmiddellijk eenvoudiger maakt om met iedereen op één lijn te zitten.  

Toch hebben we, na wat vallen en opstaan, het gevoel dat we onze succesformule te pakken hebben. Met de nodige interne afspraken hebben we Slack intussen omgetoverd tot ons online kantoor, waar zowel teamoverleg als willekeurige babbeltjes hun plek hebben. En vooral: waar we begrijpen wat de ander bedoelt. En omdat we andere remote teams graag wat gedoe besparen, besloten we deze acht tips op te lijsten.

1. Ga er van uit dat mensen het goed bedoelen.
Nu we niet meer face-to-face communiceren is het niet eenvoudig om emoties in woorden te vertalen. Als we iemand op kantoor aanspreken, vertrouwen we op onze lichaamstaal en expressie. Dat is via Slack helaas geen optie, met als gevolg dat neutrale berichten er sneller negatief kunnen worden opgevat. Ga er daarom steeds van uit dat mensen de beste bedoelingen hebben, ook als ze geen emoji gebruiken.  

2. Reageer met een emoji.
Bij Teamleader houden we van emoji. Emoji zijn niet gewoon leuk, ze koppelen een gevoel aan de conversatie en helpen om berichten minder ‘zwaar’ te doen overkomen. Zie emoji als een equivalent van lichaamstaal. Waar we normaal zouden knikken als aanmoediging, plaatsen we nu een 🙌. Daarnaast is het reageren met een emoji veel subtieler dan een effectieve reply, aangezien het geen melding triggert. 

3. Wees vriendelijk.
We durven al eens te vergeten dat er een mens aan de andere kant van het scherm zit. Vandaar deze kleine vuistregel; indien je iets niet in iemands gezicht zou zeggen, zeg je het beter ook niet via Slack.

4. Respecteer jouw eigen tijd.
Nu alle communicatie via Slack verloopt, bestaat het gevaar om te verdrinken in de stortvloed aan informatie en berichtjes. Soms kan het als een verplichting aanvoelen om alle berichten in Slack te lezen. Deel je channels op Slack daarom op in categorieën. Zo kun je de belangrijkste channels bij elkaar plaatsen en weet je onmiddellijk waar je jouw aandacht wel en niet op moet richten. Daarnaast kan je op Slack zelf bepalen welke meldingen je krijgt. Zo kan je bijvoorbeeld enkel de belangrijke berichten laten doorkomen of alle meldingen na de werkuren uitschakelen.

5. Respecteer de tijd van anderen.
Net zoals je zelf niet elk bericht op Slack (onmiddellijk) hoeft te lezen, mag je ook niet verwachten dat anderen jouw bericht binnen de minuut bekijken en beantwoorden. Het kan aanlokkelijk zijn om de aandacht te trekken via een @here of @channel, maar besef wel dat iedereen hier een melding van krijgt. Doe dit dus enkel als jouw bericht écht het lezen waard is.  

6. Stimuleer goeie gewoontes.
Zorg er in de belangrijke channels voor dat iedereen on-topic blijft en het precieze doel van het channel niet uit oog verliest. Durf verder ook ingrijpen als je ziet dat iemand te pas en te onpas berichten plaatst of anderen tagt. Een @here bij een meme (hoe grappig die ook mag zijn), betekent potentieel ook een verstoring van de focus van alle teamleden. Be the change you want to see in the world!

7. Gebruik threads.
Maak in publieke kanalen zoveel mogelijk gebruik van threads. Dit helpt om de discussie makkelijker op te volgen en zorgt er voor dat er minder ‘noise’ is. 

8. Een status zegt alles.
Wanneer je hele team van thuis werkt, is het soms moeilijk om op de hoogte te blijven van wat collega’s aan het doen zijn en hoe snel ze op berichten kunnen beantwoorden. Daarom hanteren we standaard een aantal Slack-statussen zoals “in een meeting”, “focus time” of “aan het lunchen”. Met een status geef je duidelijk aan of je wel of niet beschikbaar bent. Zo doe je onmiddellijk ook aan expectation management naar je collega’s toe.

Dit artikel werd geschreven door Lara Delange, DevOps engineer en lid van het 36-koppig Product & Engineering team bij Teamleader in Gent.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Vul alstublieft uw commentaar in!
Vul hier uw naam in