Om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan, raadt de federale regering aan om indoor evenementen met meer dan 1.000 deelnemers af te gelasten. En dat minstens gedurende de hele maand maart. Een logische zet die tegelijkertijd heel wat ondernemingen die evenementen gepland hebben in een moeilijke positie plaatst. 

Welke opties je hebt als organisator hangt voornamelijk af van volgende drie elementen:

  1. De datum waarop het evenement gepland staat;
  2. Het verwacht aantal bezoekers;
  3. Indoor of outdoor.

Organiseer je een indoor evenement in maart en verwacht je meer dan duizend bezoekers? Dan heb je eigenlijk maar één optie: annuleren. Hoewel het advies van de regering op zich niet bindend is (er is nog geen officieel verbod), zou het absoluut onverstandig zijn om jouw evenement toch te laten doorgaan. Als organisator riskeer je aansprakelijk gesteld te worden indien je het advies van de regering negeert en bezoekers door het bijwonen van jouw evenement een besmetting oplopen. Beter voorkomen dan genezen, dus. 

Voor wie in de komende maanden (april, mei, juni) een indoor evenement voor meer dan duizend bezoekers heeft gepland, is de keuze minder evident. The show must go on, of toch niet? Hoewel het perfect mogelijk is dat de coronastorm binnen enkele weken of maanden is gaan liggen, blijft het bijzonder moeilijk om in te schatten wanneer het virus over haar hoogtepunt heen zal zijn. Die onzekerheid bij het grote publiek heeft uiteraard ook een niet te onderschatten impact op de ticketverkoop. 

Het hoeft in ieder geval niet te verbazen dat veel organisatoren liever het zekere voor het onzekere nemen. Tal van grotere evenementen, zowel in maart als in de maanden daarna, zijn intussen geannuleerd of uitgesteld. Om er maar enkele te noemen:

  • 35ste editie van de Reismarkt (Organisator Wegwijzer), Brugge: gepland 15 maart, geannuleerd;
  • Affordable Art Fair, Brussel: gepland 20-22 maart, uitgesteld naar nieuwe (nog onbekende) datum;
  • Tavola 2020 (beurs voor de voedingsindustrie), Kortijk Xpo: gepland in maart, verplaatst naar september;
  • Work Smarter 2020 (Teamleader), Gent: gepland in mei, verplaatst naar nieuwe (nog onbekende) datum;
  • Werktuigendagen, Sint-Truiden: gepland 16 en 17 mei, geannuleerd;
  • The Next Web Conference (TNW), Amsterdam: gepland in juni, verplaatst naar oktober.

Beslis je om je evenement toch te laten doorgaan? Neem dan zeker de nodige maatregelen en communiceer hier op voorhand duidelijk en rustig over. Zo toon je dat je actief bezig bent met de gezondheid van je bezoekers en anticipeer je op eventuele bezorgdheden.

Voor indoor evenementen met minder dan duizend bezoekers en voor outdoor evenementen zijn de richtlijnen voorlopig minder streng. Daar wordt het risico lager ingeschat. Organisatoren van dergelijke evenementen hoeven op zich niet te annuleren. Naargelang de context van het evenement in kwestie kan het uiteraard verstandiger zijn om dat wel te doen (denk bijv. aan grootschalige outdoor sportevenementen). 

Lijd ik geen gezichtsverlies als ik mijn evenement annuleer?

Je evenement annuleren omdat je de gezondheid van de bezoekers wil garanderen, is een zeer valabele beweegreden. Je zal daarom in de meeste gevallen ook op het begrip kunnen rekenen van al wie al een ticket in z’n bezit heeft. Ook voor eventuele sprekers en partners zal deze beslissing niet als een verrassing komen. Zorg er in ieder geval voor dat je de boodschap rond annulering via alle mogelijke wegen verspreidt. Je website, e-mail en sociale media zijn hiervoor de geschikte kanalen. Het laatste wat je wil is dat iemand voor gesloten deuren staat omdat hij/zij jouw bericht niet ontvangen heeft. 

Annuleren klinkt natuurlijk nooit goed. Probeer waar mogelijk dus te kijken of je je event niet kan verplaatsen naar een later ogenblik. Zo toon je dat je er alles aan wil doen om het evenement toch te laten plaatsvinden. Uitstel hoeft geen afstel te zijn. Op die manier zal je veel kopers overtuigen om hun ticket gewoon te behouden. Voor wie de nieuwe datum niet past, regel je uiteraard een terugbetaling.

Beslis je toch om het event alltogether te annuleren, dan is het aangewezen om alle tickets zo snel mogelijk terug te betalen. Geef in je communicatie duidelijk aan wanneer de gedupeerden het bedrag terug op hun rekening mogen verwachten.  

Wat met de zaal als ik annuleer? 

Hier hangt alles af van wat je overeengekomen bent met de aanbieder. Tenzij je op voorhand een gunstige annulatieregeling bent overeengekomen, zal je afhankelijk zijn van de goodwill van de aanbieder van de venue. Ook daar is het interessanter om te opteren voor een nieuwe datum in de nabije toekomst. Zo heeft de aanbieder de zekerheid dat de geplande inkomsten er later toch nog zullen komen en zal deze meer geneigd zijn om een eventuele contractuele schadevergoeding niet af te dwingen. Je kan eventueel ook al een voorschot betalen, zodat de cashflow van de aanbieder niet te fel getroffen wordt of beloven om ook de volgende editie op dezelfde locatie te laten doorgaan. Toon je de nodige inschikkelijkheid, dan zal de verhuurder van de locatie meestal wel bereid zijn om een commerciële geste te doen. 

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Vul alstublieft uw commentaar in!
Vul hier uw naam in